Cosa è importante sapere per chi a Genova sta cercando un servizio di archiviazione documenti cartacei, deposito e gestione degli archivi. In questo articolo si approfondiscono i principi fondamentali di una moderna gestione e archiviazione documentale.
Principi fondamentali di una moderna gestione e archiviazione di documenti
L'archiviazione documenti cartacei rappresenta un processo fondamentale per le organizzazioni che necessitano di conservare in modo sicuro e sistematico la propria documentazione fisica non solo nel rispetto delle normative fiscali, ma anche nell’ottica di liberare spazio improduttivo e, al contempo, dotarsi di un servizio di consultazione rapido e professionale, molto diverso da soluzioni assimilate, come il self storage . Un servizio di archiviazione documenti efficiente, infatti, non si limita al semplice stoccaggio, ma comprende una serie di attività volte a garantire la preservazione del know-how aziendale e la rapida reperibilità delle informazioni quando necessario, sia per l’azienda che abbia una sola sede a Genova (Liguria) sia per l’azienda con più sedi dislocate sul territorio.
Caratteristiche essenziali di un servizio di archiviazione documenti cartacei
Un servizio completo di archiviazione documenti deve possedere diverse caratteristiche chiave per assicurare efficacia e sicurezza.
● Deposito e Stoccaggio Sicuro - Il fulcro del servizio sta nella disponibilità di depositi dedicati e strutturati per la conservazione a lungo termine di grandi volumi di documentazione. Questi depositi devono garantire alti standard di servizio e prevedere una capacità di stoccaggio utile elevata, misurabile in metri cubi e numero di raccoglitori. SGA vanta 16.000 metri cubi di stoccaggio utile, dove può archiviare fino a 2 milioni di raccoglitori. Per una gestione ottimale, la documentazione viene raggruppata in unità di allocazione (SGA ha due depositi).
● Gestione e Organizzazione - Prima dello stoccaggio, i documenti devono essere gestiti attraverso fasi di accoglienza, indicizzazione e riorganizzazione. Questo processo può includere un sopralluogo iniziale per definire il tipo di servizio e quantificare i volumi, seguito dall'inscatolamento della documentazione in contenitori appositamente realizzati per garantirne la lunga durata e la protezione dalla polvere. La divisione della documentazione per annualità e tipologia (es. documenti del personale e societari) facilita lo smaltimento futuro e la conservazione selettiva. L'indicizzazione è una fase cruciale in cui si stabilisce il sistema di riferimento e la struttura dell'Indice Ufficiale d'Archivio. La codifica in un sistema gestionale dedicato (come SGADOX) assicura un'identificazione univoca di ogni pratica, tracciandone i movimenti.
● Consultazione e Recupero - Un servizio di archiviazione documenti deve prevedere modalità efficienti per la consegna o l'invio di documenti in consultazione. Questo può avvenire tramite servizi di consegna rapida entro tempistiche definite (es. 8 ore a domicilio, 4 ore via e-mail per documenti digitalizzati) o tramite l'accesso a un'area-clienti online. In alcuni casi, è disponibile anche una sala consultazione attrezzata (questa, naturalmente, non è a Genova, ma negli uffici di SGA).
Sicurezza dei depositi per l'archiviazione documenti
La sicurezza dei documenti depositati è un aspetto primario di un servizio di archiviazione documenti professionale come quello offerto da SGA. Le misure di sicurezza implementate includono:
● Antincendio: sistema di rilevazione degli incendi con un impianto automatico di spegnimento a schiuma.
● Antintrusione: sistema di allarme con videosorveglianza e servizio di vigilanza privata.
● Raggruppamento in unità di allocazione e incapsulamento per proteggere da fattori esterni. Azzonamento e monitoraggio dei roditori e delle variabili ambientali per prevedere disastri naturali.
● Anonimizzazione dello stoccaggio per prevenire accessi non autorizzati o trattamenti di dati personali non consentiti.
● Monitoraggio del trasporto con localizzatori GPS sui furgoni.
● Data Recovery: con politiche di gestione in caso di disastro e trattamento a norma di legge.
● Per lo smaltimento (macero) certificato, l'utilizzo di operatori con impianti dedicati dotati di trituratori in stanze con telecamere a circuito chiuso per garantire il rispetto delle procedure di Privacy.
Comodità della consultazione nell'archiviazione documenti
Un servizio efficiente di archiviazione documenti deve garantire la comodità nella consultazione e nel recupero dei documenti:
● Servizi di consegna rapida in diverse modalità (fisica e digitale).
● Accesso online all'area clienti per la visualizzazione di documenti digitalizzati.
● Possibilità di consultazione in sede presso sale attrezzate.
● Servizio di riorganizzazione e indicizzazione on-site per censire l'archivio del cliente.
Archiviazione documenti a Genova: perché evitare il Self Storage
Affidarsi a un servizio esterno di archiviazione documenti come SGA presenta notevoli vantaggi rispetto all'utilizzo di un self storage locale a Genova:
● Gestione professionale: un’azienda specializzata come SGA raccoglie, indicizza, riorganizza e gestisce l'archivio per il cliente, offrendo competenze specifiche che vanno oltre la semplice fornitura di spazio. Si utilizzano adeguati sistemi di classificazione e di registrazione per una corretta archiviazione e per una facile consultazione futura.
● Sicurezza specializzata: come abbiamo visto, i depositi per l'archiviazione documenti sono progettati con misure di sicurezza specifiche per la conservazione di materiale sensibile, come l'incapsulamento e i controlli di accesso, a differenza delle generiche unità di self storage.
● Servizi integrati: oltre allo stoccaggio, i fornitori di archiviazione documenti offrono una gamma di servizi aggiuntivi come il trasporto, l'indicizzazione, la consegna rapida e il macero certificato, rappresentando una soluzione completa.
● Tracciabilità e conformità: l'utilizzo di sistemi gestionali come SGADOX garantisce la tracciabilità dei documenti e la conformità alle normative sulla conservazione e la privacy.
Benefici di non mantenere archivi cartacei in sede
Esternalizzare l'archiviazione documenti cartacei offre significativi benefici rispetto al mantenimento di un archivio in sede:
● Libera spazio improduttivo: lo spazio occupato dagli archivi può essere liberato e reso disponibile per attività più produttive. Può essere eventualmente dismesso o affittato. Vi sono, per giunta, implicazioni normative per come devono essere attrezzate le stanze, gli armadi e le modalità di conservazione, che spesso costituiscono un aggravio dei costi per la necessità di doversi adeguatamente attrezzare.
● Riduzione dei rischi: un archivio in sede è esposto a rischi di danni fisici, furto e obsolescenza. . L'archiviazione documenti presso strutture specializzate mitiga questi rischi e garantisce standard di conservazione adeguati. Uno dei rischi che viene sottovalutato è legato alla data loss prevention e al furto di informazioni che può avvenire anche internamente all’azienda.
● Migliore organizzazione e reperibilità: la gestione professionale garantisce un archivio organizzato e facilmente consultabile, a differenza di archivi interni spesso disordinati e difficili da navigare.
Vantaggi economici di un servizio di deposito e gestione Archivi per l'archiviazione documenti
Sebbene possa sembrare un costo, l'affidamento a un servizio di archiviazione documenti può portare a significativi vantaggi economici:
● Contenimento dei costi di gestione:: si eliminano i costi diretti e indiretti legati alla gestione interna di un archivio, come l'affitto o l'utilizzo di spazi aziendali, le utenze, la manutenzione e il personale dedicato. Esternalizzando, si contiene il costo complessivo, lo si ha ben definito e facilmente inserito a bilancio.
● Ottimizzazione del tempo e delle risorse umane: il personale aziendale può concentrarsi sulle attività core business, delegando la gestione dell'archivio a professionisti. Questo permette di liberare il tempo dei dipendenti e, come si sa, il tempo è denaro.
● Prevedibilità dei costi: i contratti di servizio offrono spesso tariffe chiare e prevedibili, facilitando la pianificazione del budget.
● Efficienza nello smaltimento: i servizi di macero certificato gestiscono la distruzione dei documenti in conformità alle normative, evitando costi e rischi legati a smaltimenti impropri.
Perché scegliere il deposito archivi invece del Self Storage?
Quando un'azienda si trova di fronte alla necessità di gestire e conservare il proprio archivio documenti, spesso si presenta il dilemma tra affidarsi a un servizio professionale di archiviazione documenti come quello offerto da SGA o optare per una soluzione di self storage. Sebbene il self storage possa apparire inizialmente come una soluzione più semplice o economica, un'analisi approfondita rivela i numerosi vantaggi di scegliere un partner specializzato come SGA per la propria archiviazione documenti aziendale.
SGA offre un servizio a 360 gradi per l'archiviazione documenti, a differenza del self storage dove il cliente deve occuparsi di tutte le fasi, dall'inscatolamento e dal trasporto della documentazione, attività che in SGA vengono svolte da personale qualificato. Questo permette all'azienda di risparmiare tempo e risorse preziose.
Un altro aspetto cruciale riguarda i costi. Nel self storage, spesso le dimensioni delle stanze sono predefinite, il che può portare a pagare per spazi eccessivi o insufficienti. SGA, invece, fattura solo lo spazio effettivamente utilizzato consentendo in molti casi un risparmio significativo.
I Costi Occulti dell’archiviazione documenti
La gestione e l'organizzazione dell'archivio sono elementi distintivi di un servizio professionale. In SGA, la documentazione viene divisa per anno e indicizzata creando un elenco di consistenza che facilita notevolmente le richieste di consultazione. Questo elimina i costi occulti legati alle ore di lavoro del personale interno, dedicate alla ricerca e alla consultazione dei documenti, un problema tipico del self storage. La necessità di inviare personale in un deposito self storage per recuperare documenti si traduce in inefficienze e costi elevati.
La sicurezza e la conservazione a lungo termine sono garantite da SGA attraverso scatole chiuse, bancali sigillati, e ambienti protetti da impianti di spegnimento a schiuma, sorveglianza e antintrusione. Queste misure sono generalmente assenti nelle strutture di self storage, che non sono specificamente progettate per l'archiviazione documenti sensibili e importanti per l'azienda.
Segnalazione automatica dei documenti il cui obbligo di conservazione è fiscalmente scaduto
Infine, SGA offre un servizio proattivo segnalando i documenti che ai fini fiscali si possono eliminare, dando la possibilità di macerare la documentazione non più necessaria e riducendo così il volume dell'archivio e i relativi costi. Questa gestione del ciclo di vita del documento è un valore aggiunto fondamentale che manca nelle soluzioni di self storage per l'archiviazione documenti. Affidarsi a SGA per l'archiviazione documenti aziendale significa scegliere un partner competente e affidabile che garantisce efficienza, sicurezza e ottimizzazione dei costi.
Quali sono le 7 regole d'oro e i requisiti fondamentali per un'archiviazione documenti cartacei ottimale?
Per garantire che la propria archiviazione documenti cartacei sia efficiente, sicura e conforme alle normative, è fondamentale seguire alcune regole d'oro e considerare i requisiti fondamentali. Milano Finanza, raccogliendo l'esperienza di SGA, ha identificato 7 domande cruciali che un'azienda dovrebbe porsi nella scelta di un fornitore specializzato in archiviazione documenti. Questi principi, integrati con altri requisiti emersi dalle fonti, costituiscono una guida preziosa per una corretta archiviazione documenti cartacei.
Ecco le 7 regole d'oro per l'archiviazione documenti:
● Scegliere un fornitore specializzato nell'archiviazione documenti che abbia competenze specifiche e offra servizi certificati. Non improvvisare con soluzioni generiche come il self storage.
● Scegliere un fornitore che sia proprietario o locatario dell'immobile dove i documenti verranno conservati. Questo garantisce una maggiore stabilità e controllo sulla struttura.
● Scegliere un deposito adeguato e sicuro dotato di impianti antincendio e antintrusione all'avanguardia. La struttura dovrebbe garantire la conservazione nel tempo, lontano da polvere e umidità, e possedere certificazioni di qualità.
● Scegliere un gestore con tempi medi di consultazione e resa dei documenti adeguati alle proprie esigenze. La possibilità di ricevere rapidamente i documenti, sia fisicamente che in formato digitale, è essenziale.
● Scegliere un fornitore che offra anche il servizio di smaltimento dei documenti (macero) una volta che questi abbiano raggiunto la fine del loro ciclo di vita. Il macero dovrebbe avvenire in modo sicuro e certificato, rispettando la privacy.
● Scegliere un fornitore con politiche di costi chiare e senza costi nascosti, inclusi i costi di disarchiviazione. La trasparenza nei prezzi è fondamentale per una corretta valutazione economica.
● Scegliere un fornitore che offra una consulenza obiettiva, in particolare sulla convenienza o meno della digitalizzazione dell'archivio cartaceo pregresso. Una valutazione professionale può aiutare l'azienda a prendere decisioni informate sul futuro della propria archiviazione documenti.
Oltre a queste regole, per un'archiviazione documenti cartacei efficace è fondamentale considerare i seguenti requisiti:
● Organizzazione e indicizzazione: implementare un sistema di indicizzazione dettagliato che permetta una facile e rapida reperibilità dei documenti. La documentazione dovrebbe essere divisa per annualità e tipologia.
● Sicurezza fisica: i documenti devono essere conservati in contenitori adeguati, come box appositamente realizzati, e in ambienti che garantiscano protezione da fattori ambientali dannosi. Evitare luoghi inadeguati come scantinati o container non isolati.
● Tracciabilità: adottare un sistema gestionale che permetta di tracciare i movimenti di ogni singolo documento, dalla presa in carico fino all'eventuale distruzione.
● Conformità normativa: assicurarsi che il servizio di archiviazione documenti rispetti le normative vigenti in materia di conservazione e protezione dei dati.
● Consultabilità: l'archivio deve essere consultabile e condivisibile con il personale autorizzato. Riportare sempre informazioni utili sul dorso dei faldoni e standardizzare le diciture.
Seguendo queste regole e prestando attenzione ai requisiti fondamentali, le aziende possono implementare una strategia di archiviazione documenti cartacei che garantisca efficienza operativa, sicurezza delle informazioni e conformità normativa. Affidarsi a un partner esperto come SGA per la propria archiviazione documenti può semplificare notevolmente questo processo, offrendo competenze specializzate e soluzioni su misura.
